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Mit digitalen Unterschriftenläufen schneller ins Ziel. Effizient, sicher und transparent.
 


UNTERSCHRIFTENLÄUFE IM INDUSTRIELLEN UMFELD – QUO VADIS?
Im industriellen Umfeld ist man oft mit komplexen und herausfordernden Unterschriftenläufen konfrontiert, sei es etwa im Bereich der Produktion, der Inbetriebsetzung technischer Anlagen oder deren laufender Wartung. All diesen Bereichen ist gemein, dass viele Abläufe und Prozesse sichere Nachweise in Form von Protokollen oder anderen Dokumenten benötigen, die von allen verantwortlichen Personen unterzeichnet werden müssen. Unterschriften von deutlich mehr als einem Dutzend Personen in unterschiedlichen Rollen sind dabei keine Seltenheit. Je mehr Personen beteiligt und je verteilter die Standorte der Personen sind, desto schwieriger wird es, mittels eines herkömmlichen Unterschriftenlaufs, sämtliche Unterschriften in einem akzeptablen Zeitraum zu erhalten.

In herkömmlichen Unterschriftenläufen werden Unterlagen inzwischen zwar elektronisch vorbereitet, beim Unterzeichnen selbst kommt jedoch vielfach noch die eigenhändige Unterschrift zum Einsatz. Dadurch kommt es zum Medienbruch und durch (wiederholtes) Ausdrucken und wieder Einscannen leidet nicht nur die Qualität des Dokumentes, sondern auch die Qualität der Unterschriften. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Beweisbarkeit einer Unterschrift nicht mehr möglich ist bzw. erst in einem gerichtlichen Verfahren geklärt werden kann. Vielfach sind bei herkömmlichen Unterschriftenläufen neben dem Ausdrucken und Einscannen zudem noch weitere manuelle Tätigkeiten notwendig – wie etwa eine persönliche bzw. postalische Übermittlung von Dokumenten oder die Archivierung der unterzeichneten Dokumente. 

Mit uns gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Herkömmliche Unterschriftenläufe waren gestern. Digitalisieren Sie Ihre Unterschriftenläufe mit primesign und geben Sie Gas!
 


UNSERE LÖSUNG – IHR NUTZEN

  • Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit
  • Volle Transparenz und Medienbruchfreiheit
  • Durchgängiger elektronischer Prozess - selbst wenn beteiligte Personen noch kein Signaturmittel besitzen
  • Höchste Rechtssicherheit gemäß eIDAS-Verordnung 
  • Konzentration auf Ihre Kernkompetenzen 
  • Weltweites Agieren wird um ein Vielfaches vereinfacht
     

WIR MACHEN TAGE ZU STUNDEN
Mit unserer Signaturlösung, dem primesign SIGNATURE SERVER, digitalisieren wir Ihre Unterschriftenläufe und wickeln diese automatisch ab. Auf diese Weise können Unterschriftenläufe mit verschiedenen Beteiligten auf unterschiedlichen Ebenen einfach und effizient elektronisch durchgeführt werden. Mehrstufige Freigaben bis hin zur finalen Unterschrift durch die Projektleitung oder Geschäftsführung weden so zum Kinderspiel.

Stellen Sie sich folgende – vereinfacht dargestellte – Situation vor: Eines Ihrer Teams hat gemeinsam mit einem Zulieferer eine neue Produktionsmaschine in Betrieb genommen. Das entsprechende Inbetriebsetzungsprotokoll wurde erstellt und die Projektassistenz legt folgenden Unterschriftenlauf fest:

  • Ebene 1: Unterschrift des Zulieferers
  • Ebene 2: Unterschriften der beiden Teammitglieder 
  • Ebene 3: Unterschrift der Projektleitung

Ablauf: Nach dem Start des Unterschriftenlaufs informiert der primesign SIGNATURE SERVER automatisch den Zulieferer aus Ebene 1. Nach Vorliegen dieser Unterschrift werden die beiden Teammitglieder (Ebene 2) automatisch zur Unterschrift eingeladen. Diese Personen können das Protokoll parallel unterschreiben. Haben beide ihre Unterschrift geleistet, wird automatisch die Projektleitung (Ebene 3) verständigt und leistet die abschließende Unterschrift. Alle notwendigen Unterschriften können so schnell und effizient eingeholt werden und die Projektassistenz ist immer informiert.

Entsprechend der festgelegten Einstellungen bei der Erstellung des Unterschriftenlaufs kann zudem ein unterzeichnetes Dokument automatisiert in ein Archiv abgelegt oder an die beteiligten Personen übermittelt werden.

Zum Vergleich: Bei komplexen Vorgängen, die sehr schnell die Unterschriften von mehr als ein oder zwei Dutzend Personen benötigen, kann im klassischen Ablauf so ein Unterschriftenlauf teils mehrere Tage beanspruchen. Digitalisieren Sie Ihren Unterschriftenlauf mit primesign und senken Sie diese Durchlaufzeit auf wenige Stunden oder mehr!

Gut zu wissen: Die Digitalisierung von Unterschriftenläufen mit primesign eignet sich selbstverständlich für sämtliche betriebsinterne, externe und gemischte Anwendungsfälle. Von persönlichen Signaturen über Umlaufbeschlüsse bis zur Abwicklung von Verträgen mit Kunden oder Partner.
 


JETZT DIGITAL UNTERZEICHNEN
Wenn Sie sich jetzt gefragt haben, was tun wenn beteiligte Personen noch kein Signaturmittel besitzen – keine Sorge, auch hier haben wir eine Lösung für Sie parat! Statten Sie Ihre MitarbeiterInnen, Partner und Zulieferer mit qualifizierten primesign MOBILE Zertifikaten aus. Mit primesign MOBILE können qualifizierte elektronische Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) erstellt werden – Rechtssicherheit auf höchstem Niveau inklusive. Zur Ausstellung des persönlichen primesign MOBILE Zertifikats durchläuft die jeweilige Person einen Video-Identifikationsprozess, der mit der Zertifikatsausstellung endet – binnen weniger Minuten und das weltweit!

Gut zu wissen: Sie können Ihre Partner und Zulieferer bereits vorab oder auch erst im Zuge der notwendigen Unterschriftsleistung mit primesign MOBILE ausstatten. Alternativ unterstützen wir zudem bestehende Signaturmittel wie etwa die österreichische Handy-Signatur.

 
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